|
Đối với mỗi người, kinh nghiệm học được là do tự mình rút tỉa từ những vấp váp của bản thân trong cuộc sống, nhưng đôi khi ta cũng học được qua câu chuyện của người khác. Biết để không phải đi vào vết xe đổ.
1. Đầu năm nay, một công ty tư vấn mới thành lập
tổ chức hội thảo nhằm giới thiệu hoạt động của mình. Cho rằng việc này
đơn giản, công ty không thuê dịch vụ bên ngoài mà tự đứng ra lo liệu. Do
đặt chỗ ở một khách sạn sang nhất nhì ở Sài Gòn nên mọi thứ cần thiết
cho hội thảo đã được sắp đặt chu đáo.
Nhưng điều mà công ty không dự liệu trước là tính
học thuật quá sâu của hội thảo - nhiều giáo sư, tiến sĩ lên đọc những
bài tham luận dài lê thê - khiến người nghe khó tiếp thu, trong khi đó
thời gian dành cho phần thảo luận lại không còn. Hội thảo kéo dài đến
hơn một giờ chiều, khách tham dự bỏ về gần hết, buổi tiệc trưa của công
ty xem như thất bại. Vậy là chi hơn trăm triệu đồng để quảng bá hình ảnh
công ty nhưng hiệu quả lại không đạt như mong muốn. Có thể công ty cho
rằng một hội thảo được tổ chức trang trọng - thuê địa điểm đắt tiền,
nhiều bài phát biểu “nặng ký”, chiêu đãi ăn trưa - sẽ hấp dẫn khách mời.
Trong khi đó khách tham dự lại muốn đặt câu hỏi và tranh luận để hiểu
sâu về đề tài. Lẽ ra, công ty nên báo cho diễn giả biết trước về đối
tượng khách tham dự, đồng thời kiểm soát được thời gian trình bày của
các diễn giả để không rơi vào tình thế bị động.
2. Cũng có những “sự cố” xảy ra ngoài ý muốn của
doanh nghiệp hay nhà tổ chức chỉ vì không rành “luật lệ”. Đầu tiên là
chuyện xin phép tổ chức họp báo, vốn đã được cơ quan quản lý quy định
rất rõ: thời gian cấp phép cho doanh nghiệp Việt Nam là một ngày, doanh
nghiệp có yếu tố nước ngoài là bảy ngày. Ai lo tổ chức họp báo cho doanh
nghiệp nước ngoài mà không nắm quy định này, cứ đợi đến sát ngày mới
xin phép thì không chừng phải rơi vào cảnh… hoãn họp! Kế đến là việc
treo băng rôn quảng cáo cho sự kiện. Nếu có công ty tổ chức sự kiện nào
hứa với khách hàng là sẽ treo băng rôn ít nhất trong một tuần, tại hơn
20 địa điểm “đắc địa” trong thành phố thì chỉ là… hứa hão!
Bởi vì thời gian treo băng rôn tối đa thường chỉ được phép năm ngày và chỉ được treo ở 20 địa điểm.
3. Thông thường, khi tổ chức họp báo, giới thiệu sản
phẩm, lễ trao giải thưởng… doanh nghiệp thường nhắm đến các tiêu chuẩn
“sao” của khách sạn. Khách sạn càng nhiều sao càng được xem là tối ưu về
điều kiện tổ chức, tiện nghi, phục vụ… Đã có doanh nghiệp tổ chức hội
nghị khách hàng tại một khách sạn hàng đầu ở TPHCM, thư mời phát đi rồi
mới biết nơi tổ chức không chứa nổi số khách mời. Lẽ ra, nếu cẩn thận
thăm dò trước, có thể doanh nghiệp sẽ được cung cấp những số liệu cụ thể
hơn. Chẳng hạn, nếu lượng khách mời vượt quá 500 người thì tại TPHCM
chỉ có các khách sạn Equatorial, Sheraton và Park Hyatt là có khán phòng
đủ rộng; ở Hà Nội thì có khách sạn Melia và Deawoo. Các khách sạn khác
dù có nhiều “sao” nhưng sức chứa chỉ tối đa 300-400 người. Nhiều doanh
nghiệp đã “sốc” khi làm chương trình mang tính chất giao lưu cộng đồng
tại các sân vận động, nhà thi đấu, câu lạc bộ… Hệ thống máy lạnh kém,
ánh sáng chập chờn, âm thanh lúc được lúc mất, an ninh lỏng lẻo, vệ sinh
không đảm bảo… Có nơi lại không cho thời gian dàn dựng và chạy thử
chương trình, vì tiền thuê địa điểm chỉ được tính cho thời gian diễn.
Muốn được việc, doanh nghiệp phải bóp bụng trả thêm từ một nửa đến
nguyên giá thuê, cho thời gian dàn dựng và diễn tập này.
4. Sự phối hợp không đồng bộ giữa các bộ phận làm chương trình cũng là
một nguyên nhân gây trục trặc. Người mẫu không thể diễn khi sân khấu cứ
được thiết kế theo kiểu… đủng đỉnh. Ca sĩ sẽ chịu trận nếu người phụ
trách âm thanh không có sự chuẩn bị chu đáo trước giờ diễn. Ánh sáng
trong thiết kế sân khấu cũng vậy, phải thật hoàn hảo ngay từ buổi diễn
tập để đạo diễn sắp xếp đội hình người mẫu: cô mặc trang phục màu sậm
thì đứng ở nơi có ánh sáng nhiều; trang phục sáng xuất hiện ở chỗ tối
hơn; người mẫu diễn trang phục màu đỏ thì không đượcđể đèn xanh “đánh”
vào… Người dẫn chương trình (MC) cũng có khi gây ra những cảnh “dở khóc
dở cười”. Thông thường, bên làm chương trình sẽ gửi bài nói của MC trước
vài ngày để MC đọc và tập dượt cho nhuần nhuyễn. Nhưng cũng có khi lu
bu quá nên quên, hoặc do MC quá tự tin vào khả năng của mình nên không
cần xem trước. Đã có trường hợp MC chỉ nhận bài nói của mình trước vài
giờ, thậm chí ngay khi chương trình bắt đầu. Kết quả là nội dung một
đàng, dẫn chương trình đi một nẻo!
Vấn nạn “sao” cũng làm đau đầu giới tổ chức sự kiện không kém. “Sao” thì
có nhiều chương trình mời chào, hoặc tự mình làm cao nên thường không
đến đúng giờ khiến ban tổ chức khốn khổ tìm cách “chữa cháy” chương
trình. Quản lý các “sao” hoặc phải thật mềm mỏng, hoặc phải đúng người,
đúng giới, “sao” mới chịu nghe. Ở một chương trình thời trang theo phong
cách hoài cổ, đạo diễn yêu cầu người mẫu phải búi tóc cao để phù hợp
với chiếc áo dài có những họa tiết về cảnh làng quê xưa. Lúc tập thì
không có vấn đề gì, do chưa phải mặc trang phục diễn. Đến buổi diễn thử,
trong đội hình người mẫu mười mấy người tự nhiên có hai cô tách ra đi
làm đầu riêng - cô thì tóc duỗi, cô kia tóc xõa rẽ ngôi giữa. Lý do là
vì tóc búi làm khuôn mặt các cô… không hợp với trang phục diễn! Dù đạo
diễn đã cố giải thích rằng diễn thời trang cần nhất là làm toát lên ý
tưởng bộ trang phục nhưng các cô vẫn không nghe. Nếu không kịp thời gọi
ông bầu đến thì chương trình đã có nguy cơ bị gián đoạn.
5. Trong tay luôn có bảng danh
mục công việc cần làm để nắm bắt tình trạng công việc và thời gian hoàn
tất. Ngoài ra, cũng không thể thiếu bảng tiến độ công việc, cũng như
phải nghĩ đến các phương án quản lý rủi ro để có thể giải quyết sự cố
xảy ra một cách an toàn và nhanh chóng nhất. Đó là những tâm niệm cơ bản
của người làm nghề tổ chức sự kiện, cũng như doanh nghiệp muốn tự đứng
ra làm chương trình cho mình. Quan trọng hơn hết, không được xem nhẹ bất
cứ công việc nào, dù là rất nhỏ như chọn bài hát làm nhạc dạo đầu cho
chương trình, đặt lẵng hoa trên bàn tiếp tân… Có việc tưởng chừng đơn
giản như chuẩn bị khay và khăn cho phần nghi lễ trao tặng quà, nhưng vì
người tổ chức không kiểm tra kỹ, đến lúc xuất hiện trên sân khấu thì chỉ
thấy chiếc khay trơ trụi với phần quà mà lại thiếu tấm khăn phủ! Những
việc linh tinh này phải được liệt kê chi tiết trong bản danh mục công
việc cần làm và phải phân công cụ thể cho từng người chịu trách nhiệm.
Ở một sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp, người ta sẽ tính đến các giải
pháp xử lý khủng hoảng. Theo đó, người tổ chức sẽ dự đoán những tình
huống xấu nào có thể xảy ra, cách giải quyết cụ thể từng trường hợp ra
sao… Làm như thế sẽ hay hơn là chỉ cố gắng làm một chương trình hoàn
thiện theo kiểu tránh không để xảy ra một sơ suất nào. Trên thực tế, đây
là điều không thể, có khi còn tác dụng ngược, bởi càng cố chu tất mặt
này thì lại dễ sơ hở mặt khác.
|
