(MPA) - Quản lý 1 sự kiện bao gồm quá trình hoạch định và kiểm soát về chi phí (cost), công việc (content) và rủi ro (risk) đi kèm với những ràng buộc về luật pháp (legal), văn hóa đạo đức (ethical) và những thay đổi không thể lường trước được ở bên trong cũng như bên ngoài doanh nghiệp. Một Event luôn phải trải qua những thủ tục cơ bản sau:
1.Hình thành chủ đề (theme) cho event:
chủ đề này sẽ chịu sự ràng buộc và chi phối bởi nhiều vấn đề vĩ mô như
luật (regulation), khu vực tổ chức (site choise), văn hoá riêng của
khách hàng (client culture), nguồn lực (resource); và những vấn đề vi
mô như địa điểm tổ chức (venue), cách thức phục vụ (entertaiment,
artist, speaker), cách trang trí (decoration), âm thanh ánh sáng (sound
and light), các kỹ xảo, hiệu ứng đặc biệt (audiovisual, special
effects).
2.Viết chương trình (proposal):
là cách tạo sản phẩm event trên giấy tờ. Chương trình này sẽ được gửi
đến khách hàng với bàng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng.
Thông thường, đối với 1 event, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo sự
khác biệt giữa các công ty event với nhau. Nhưng, 1 ý tưởng hay vẫn
chưa bảo đảm cho sự thành công của event bởi còn phụ thuộc nhiều vào
khâu tổ chức.
3.Hoạch định:
đó là quá trình mà người hoạch định sẽ hình thành trước trong đầu các
công việc cần thiết cho event. Kết quả của việc hoạch định sẽ là Các
công việc cần - Required jobs (ví dụ như: chuẩn bị đặt hàng cho dàn
dựng và trang trí, tiến hành dàn dựng và trang trí địa điểm tổ chức sự
kiện, tổng đợt chương trình..); Bảng phân công công việc - Checklist
(ai sẽ chịu trách nhiệm đặt hàng và hối thúc các nhà cung cấp) và Thời
hạn hoàn thành công việc - Timeline.
4.Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm soát: lúc này mọi người sẽ thực hiện công việc đặt ngoài (outsourcing) theo kế hoạch và có sự giám sát của các trưởng bộ phận.
5.Tổ chức event và theo dõi event:
các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân
công. Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp
lại đề cùng giải quyết tại chỗ.
6.Kết thúc event, chuyển đồ đạc về kho (removal):
dọn dẹp nơi tổ chức (cleaning), sữa lại các vật dụng đã sử dụng
(repair), thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp (contract
acquittal), bảo quản kho (storage)...
7.Họp rút kinh nghiệm:
sau khi event kết thúc, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi lại những thiếu
sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc để
cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.
Nghe tưởng chừng đơn giản là thế, nhưng công việc tổ chức event là 1 công việc khó. Nó đòi hỏi các công ty phải thực sự tâm huyết với công việc mìmh đang làm. Hy vọng, với quy trình cụ thể này sẽ tiếp thêm sức mạnh cho những người làm event ở Việt Nam khi biết rằng mọi người sẽ hiểu và đồng cảm với công việc của mình.
MPA Editor
